Secrétaire au Cabinet du Maire - Mairie de Viry-Chatillon H/F - Communes

Au sein du Cabinet du maire et sous l'autorité directe du maire, du directeur et du chef de cabinet.

Missions

Accueil physique et téléphonique (identifier et qualifier la demande, orienter vers l'interlocuteur compétent, assurer le relais de l'information).
Gestion et traitement des courriels.
Gestion simultanée de plusieurs agendas, des astreintes et des congés des élus : établissement et diffusion des plannings hebdomadaires (réunions, événements culturels et sportifs).
Planification et suivi des réunions de services, d'événements et des rendez-vous des Adjoints avec les administrés.
Traitement et orientation des parapheurs pour signature.
Création, mise à jour et classement de courriers, de fichiers et de dossiers divers.
Tenue de bases de données, de tableaux de bord et de plannings.
En lien avec le Chef de cabinet, mise à jour des fichiers protocolaires et création de fichiers ciblés pour l'envoi des invitations officielles.
Mise à jour de la mallette d'astreinte.
Gestion de l'agenda du Maire lorsque la titulaire en charge de cette mission est absente.

Profil recherché

Cadres d'emplois des adjoints administratifs territoriaux.
Maîtrise de l'orthographe et qualités rédactionnelles attendues.
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, LibreOffice) et des NTIC (réseaux sociaux notamment).
Discrétion et confidentialité.
Réactivité, adaptabilité et disponibilité.
Rigueur et organisation.
Qualités relationnelles et aptitude à travailler en équipe.

• Outlook
• Orthographe
• Sens du relationnel
• Excel
• NTIC
• Word
• Traitement du courrier
• Réactivité